Las 5S es una técnica de gestión japonesa implementada por primera vez por Toyota Motor Corporation, ​ mejor conocida como Toyota, la compañía japonesa de automóviles. Este método de gestión y organización fue aplicado por primera vez en los años 60, todo con el propósito de conseguir lugares de trabajo óptimos para poder obtener un mejor desempeño laboral; evidentemente funcionó, pues no sólo se popularizó en la época, sino que incluso hoy en día sigue siendo una técnica de gestión muy bien valorada y utilizada en diversas empresas de todos los sectores y tamaños, desde pequeñas y medianas, hasta las más importantes.

5S de Toyota

El sector empresarial japonés es digno de admiración, este se renueva constantemente para lograr conseguir mejorar sus productos y servicios. Una clara muestra de ello es Toyota, compañía que en los años 60 ya sabía que la comodidad de sus empleados podría influir de manera significativa en su desempeño laboral, razón por la cual empleó este método.

El nombre «5S» viene directamente de las etapas de esta técnica de gestión, las cuales son 5 y todas empiezan con la letra S.

1) 整理 o seiri (organizar)

Esta primera etapa, tal y como lo dice su nombre, va de organizar las cosas que tenemos en nuestro trabajo. Para eso tenemos que recorrer nuestro espacio laboral e identificar todas las cosas necesarias e innecesarias para posteriormente eliminar las segundas. El principal inconveniente es la dificultad que presentan algunas personas para deshacerse de objetos que piensan que en un futuro pueden ser de utilidad, por lo que se debe tener un buen criterio a la hora de separar lo realmente útil de aquello que no nos va a servir.

2) 整頓 o seiton (ordenar)

Consiste en poner cada cosa en su lugar. Este paso trata del correcto aprovechamiento de todo el material de trabajo. Cada herramienta debe estar cerca de aquellas personas que lo necesitan, de manera que resulte fácil y rápido encontrarlas para poder utilizarlas siempre que sea necesario. Hacer esto no solamente disminuye el tiempo requerido para cada actividad, sino que evita que las cosas se pierdan.

3) 清楚 o seiso (limpiar)

Trata sobre limpiar el entorno. La suciedad puede tener repercusiones negativas tanto en el desempeño como en el apartado anímico de cada trabajador, sumado al impedir que los anteriores pasos puedan ser llevados a cabo de manera óptima. Debemos asegurarnos de que nuestro ambiente cuente con todas las condiciones ideales para un correcto desenvolvimiento, así que limpiar es importante.

Por otro lado, la mejor forma de hacerlo puede partir por no ensuciar; por lo que una vez hayamos limpiado el lugar, debemos hacer lo posible por evitar ensuciarlo nuevamente. Si los empleados de Toyota, quienes trabajaban en la fabricación de automóviles, son capaces de hacerlo, entonces todos podemos.

4) 清潔 o seiketsu (en este caso, normalización)

En esta etapa es importante enfocarse en visualizar. Debemos observar con atención las distintas herramientas que utilizamos, así como los resultados que generamos; lo esencial es distinguir si todo está funcionando de manera normal o si hay anomalías claras. Por ejemplo, en el caso de Toyota, ver si el sentido de giro de un determinado motor está bien o si la temperatura del mismo es la adecuada. Sólo con un vistazo se puede saber si todo está bajo control o si se tienen que hacer ciertas modificaciones.

Es cierto que este paso en algunos trabajos es más sencillo que en otros, pero eso no lo hace uno innecesario.

5) しつけ o shitsuke (disciplina)

Esta última etapa es crucial en la técnica 5S, de ella depende el funcionamiento de toda la metodología, así como su permanencia a través del tiempo. El objetivo es crear hábitos de trabajo que nos permitan llevar a cabo las anteriores etapas continuamente, para así siempre desempeñarnos bajo las circunstancias óptimas. Para lograr este paso puede ser necesario realizar auditorías periódicas para darse cuenta de qué hábitos se van manteniendo y mejorando a la vez que observamos las deficiencias para corregir las mismas y evitar volver al desorden previo a la aplicación de las 5S.

Toyota nos otorgó un método competente y muy práctico. Aplicarlo en las pequeñas y medianas empresas puede hacer que se desarrollen de buena manera, pues el estado anímico y el desempeño de los trabajadores será mejor, los resultados serán conseguidos en menos tiempo y, por lo tanto, el crecimiento se verá impulsado.

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